Los centros de coste/costo son códigos asociados a una partida presupuestaria de un equipo o departamento concreto o proyecto.
Si eres administrador, crear centros de coste/costo te permitirá clasificar todos los gastos de viaje y tener un mayor control sobre ellos.
Si eres un usuario, puedes asignar a tus envíos los centros de coste de tu proyecto o departamento.
Puedes crear centros de coste/costo de dos maneras:
¿Quién puede usar esta función?
Solo los administradores
Uno a uno, de forma individual
- Entra en la sección ‘Mi empresa’.
- Selecciona la opción ‘Centros de coste’, situada en la parte superior de la pantalla.
- Haz clic en ‘Añadir centro de coste’.
- Rellena el apartado ‘Nombre’ para dar un nombre al nuevo centro (puede ser un proyecto, un departamento, un cliente, etc). Recuerda que no es posible tener dos centros de coste con el mismo nombre.
- Rellena el apartado ‘Descripción’ con una breve descripción del mismo; así te será más fácil encontrarlo.
- Si quieres, puedes activar un límite de uso diario, semanal o mensual.
- Y ya por último, haz clic en ‘Crear’ para finalizar el proceso.
A partir de un listado, usando archivos en formato CSV o XLSX:
- Entra en la sección ‘Mi empresa’.
- Selecciona la opción ‘Centros de coste’, situada en la parte superior de la pantalla.
- Haz clic en ‘Importar’ y carga el archivo CSV o XLSX. También puedes arrastrarlo.
- Al final del proceso podrás ver un resumen con todos los centros que van a ser creados.
- Haz clic en ‘Guardar’ y… ¡listo! Cuando solicites un viaje, el usuario podrá indicar el centro de coste correspondiente.
Importante: Los archivos en formato XLSX necesitan tener 3 columnas: ‘name’, ‘active’ y "description", correspondientes al nombre, a si el centro está activado o no (‘Y’ significa activado y ‘N’ desactivado) y a la descripción del mismo. En el archivo CSV cada línea correspondiente a un centro de coste necesita tener el siguiente formato: ‘nombre del centro, Y, descripción (‘Y’ para centro activado o ‘N’ para desactivado). Es menos complicado de lo que parece. De todas formas, para ayudarte, te mostraremos un archivo como ejemplo cuando importes por primera vez.